Bescherming van privacy gevoelige informatie is belangrijk en aan wettelijke regels gebonden. Als hockeyvereniging komt BH&BC Breda in aanraking met dergelijke gegevens. Denk bijvoorbeeld aan een adres, mailadres, telefoonnummer, geboortedatum; dit zijn allemaal persoonsgegevens.

BH&BC Breda heeft dergelijke gegevens nodig om goed te kunnen functioneren. In onze Privacyverklaring is beschreven hoe we met deze gegeven omgaan en voor welke doeleinden deze worden verwerkt.

In dit document wordt verstaan onder:

1.1. BH&BC Breda, de vereniging Bredasche Hockey & Bandy Club Breda, gevestigd te Breda en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40280425.

1.2. App, is de verzameling van het door het BH&BC Breda bestuur aangewezen applicaties die worden ingezet om de ledenadministratie en hockey gerelateerde activiteiten te verzorgen. Naast het gebruik van LISA (Ledeninformatiesystemen B.V. Almere), betreft dit koppelingen met Twinfield, Mailchimp, HockeyPraktijk, en ClubCollect en de KNHB.

1.3. Website, de verzameling door het BH&BC Breda bestuur ingezette communicatiemiddelen zoals de website van BH&BC Breda www.hcbreda.nl en overige sociale netwerken waarop BH&BC Breda een profiel heeft (Facebook, Instagram, Twitter).

1.4. Persoonsgegevens, betreft ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een individu ongeacht het type gegeven. Voor- of achternaam, (mail)adres, lidnummer, teamfoto, gedrag en hockeyvaardigheden zijn allemaal voorbeelden van Persoonsgegevens; 

1.5.Verwerken, betreft iedere handeling die betrekking heeft op een Persoonsgegeven. Hierbij kan gedacht worden aan het verzamelen, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen, aanpassen, maar ook aan het kwijtraken of vernietigen van Persoonsgegevens. 

1.6. Lid, zoals omschreven in de Statuten van BH&BC Breda en nader gespecificeerd in het Huishoudelijk Reglement. Het betreft degene die zich via de Website en/of App inschrijft als Lid. Een Lid beschikt over geautoriseerde toegang (persoonlijk account, bestaande uit een unieke combinatie van lidnummer en wachtwoord); 

1.7.Vrijwilliger, is degene die via de Website en/of App als zodanig bekend is gesteld en beschikt over geautoriseerde toegang. Tot deze groep kunnen ook eventueel inhuurkrachten behoren; 

1.8. Bezoeker, is degene die van de Website en/of App gebruik maakt, en zeer beperkte mogelijkheden heeft om Content te Verwerken. Een Bezoeker beschikt niet over geautoriseerde toegang; 

1.9. Beheerder, is de persoon die door het BH&BC Breda bestuur is geautoriseerd om Persoonsgegevens te verwerken en/of IT-onderhoudswerkzaamheden uit te voeren aan Website en/of App. Het wijzigen van persoonsgegevens is voorbehouden aan degene die over de autorisatie ‘Secretariaat’ (ledenadministratie) of ‘Penningmeester’ (bankgegevens) binnen LISA2 beschikt;  

1.10. Gebruiker, iedere willekeurige gebruiker van de Website en/of de App. Een Gebruiker kan zijn: Lid, Vrijwilliger of Bezoeker; 

1.11. Privacyverklaring, is dit document. 

1.12. Datalek, betreft de situatie er een inbreuk plaatsvindt op de beveiliging van persoonsgegevens.

2.1. De hockeyvereniging BH&BC Breda is verantwoordelijk voor het verwerken van Persoonsgegevens van haar Gebruikers. In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe deze gegevensverwerking geschiedt en voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt. 

2.2. Door de Website en/of App van BH&BC Breda te gebruiken, al dan niet door het inschrijven als Lid gaat een Gebruiker en/of Lid akkoord met de volgende voorwaarden die daarop van toepassing zijn. 

3.2. Alleen Beheerders kunnen Persoonsgegevens binnen Website en/of App Verwerken.  

3.3. Iedere Beheerder dient een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Deze verklaring regelt de wijze waarop met vertrouwelijke informatie (als Persoonsgegevens) dient te worden omgegaan.
 

3.4. Gebruikers kunnen Persoonsgegevens alleen inzien en/of gebruiken. Welke Persoonsgegevens een specifieke Gebruiker kan inzien hangt af van zijn/haar functie binnen de vereniging BH&BC Breda.  

3.5. Een Lid kan de eigen Persoonsgegevens in beperkte zin verwerken. Dit betreft het invullen van gegevens tijdens de inschrijving bij BH&BC Breda en het eventueel wijzigen van eigen Persoonsgegevens (b.v. (mail-) adres, telefoonnummer). 

3.6. BH&BC Breda verzamelt Persoonsgegevens van haar Gebruikers die via de Website en/of App Persoonsgegevens verstrekken aan BH&BC Breda in het kader van een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of de inschrijving als Lid. Deze verzameling vindt bijvoorbeeld plaats in de volgende gevallen: 

3.6.1. Bij een bezoek aan de Website of bij gebruik van de App slaan de servers automatisch informatie op, zoals URL, IP-adres, browsertype en -taal, datum en tijd van het bezoek (‘Bezoekgegevens’); 

3.6.2. Voor een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of het aanmelden voor de digitale nieuwsbrief verwerkt BH&BC Breda de daarvoor door de Gebruiker verstrekte contactgegevens (zoals naam, geslacht, adres, telefoonnummer en e-mailadres);

3.6.3. Om zich in te schrijven als Lid via de Website en/of App en hierbij door BH&BC Breda ondersteund te worden, dient een Lid:

3.6.3.1. verplicht diens volledige naam, geslacht, geboortedatum,  adres, (geheime) telefoonnummer, e-mailadres en wachtwoord te verstrekken;

3.6.3.2. verplicht diens financiële gegevens, waaronder rekeningnummer, te verstrekken. 

3.7. De verstrekte Persoonsgegevens worden door BH&BC Breda uitsluitend verwerkt ten behoeve van de uitvoering van haar doelstellingen, zoals genoemd in de statuten, en in het bijzonder voor het expliciete doel waarvoor deze Persoonsgegevens zijn verzameld. 

3.8. BH&BC Breda kan de Persoonsgegevens tevens gebruiken om haar Gebruikers op de hoogte te stellen van producten, diensten en/of activiteiten van BH&BC Breda die voor de desbetreffende Gebruiker interessant zouden kunnen zijn. Indien de Gebruiker hiertegen bezwaar heeft, kan hij of zij contact opnemen via [email protected]

5.1.Voor het verwerken van Persoonsgegevens is BH&BC Breda vrijgesteld van de wettelijke meldingsplicht bij het College bescherming Persoonsgegevens conform het Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens. 

5.2. Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Hiermee vervalt de onder 5.1 bedoelde meldplicht. 

5.3. Zodra er bekendheid is met een Datalek zal het BH&BC Breda bestuur conform wettelijke bepalingen (AVG) binnen 72 uur melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hierbij zullen betrokkenen tevens worden geïnformeerd.

6.1. BH&BC Breda heeft voor de in deze Privacyverklaring opgesomde verwerkings doeleinden een bewerker ingeschakeld, met wie BH&BC Breda een overeenkomst heeft gesloten die erop ziet dat de bewerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen. 

6.2. Voor het overige zal BH&BC Breda de Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet met derden (bv. sponsoren) delen, tenzij:

a)  Door het Lid uitdrukkelijk toestemming is gegeven;

b)  Dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van BH&BC Breda in het belang van haar Gebruikers is. 

7. Cookies

7.1. BH&BC Breda maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de Website wordt bezocht c.q. de App wordt gebruikt. De cookie onthoudt wat de Gebruiker invult op de Website en/of App voor een volgend bezoek, zodat de inhoud van de Website en/of App op de desbetreffende Gebruiker kan worden afgestemd en het niet nodig is dat Persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld. 

7.2. Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies vindt u in de instructies/met behulp van de Help-functie van uw browser. Sommige functies op de Website c.q. van de App werken mogelijk niet meer indien een computer geen cookies kan ontvangen. 

8. Google Analytics

8.1. BH&BC Breda maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google, Inc. ("Google”). Google Analytics maakt gebruik van cookies om te analyseren hoe Gebruikers de Website en/of de App gebruiken. 

8.2. Google gebruikt voornoemde informatie om bij te houden hoe Gebruikers de Website en/of de App gebruiken, om rapporten over de Website- en App-activiteit op te stellen voor BH&BC Breda en andere diensten aan te bieden met betrekking tot Website- en App-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de aldaar geldende privacyregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van (persoons-)gegevens. BH&BC Breda is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.

9.1. Op de Website zijn buttons opgenomen om websites en/of webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken zoals Facebook, Instagram en Twitter. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes worden cookies geplaatst. BH&BC Breda heeft daarop geen invloed. Gebruikers wordt aangeraden de privacyverklaringen van de sociale netwerken (die regelmatig kunnen wijzigen) te lezen, om te zien wat zij met de Persoonsgegevens doen die zij via deze cookies verwerken.

9.2. De informatie die de sociale netwerken verzamelen wordt overgebracht naar en door de sociale netwerken opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De sociale netwerken stellen zich te houden aan de aldaar geldende privacy- en cookie- regelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele Persoonsgegevens. BH&BC Breda is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.

Op de Website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer Gebruikers deze websites bezoeken, zijn de privacyverklaringen van deze derde partijen van toepassing. BH&BC Breda is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met Persoonsgegevens van Gebruikers wordt omgegaan dan wel voor de cookies die worden gebruikt op deze websites van derden.

11. Inzage en correctie

De Gebruiker heeft het recht om zijn of haar verzamelde Persoonsgegevens in te zien en zo nodig aan te (laten) passen, aan te vullen en/of te (doen) verwijderen. De Gebruiker kan de eigen Persoonsgegevens zelf inzien en verwerken via zijn/haar persoonlijk account door in te loggen via de Website. Daarnaast kan de Gebruiker een verzoek tot inzage doen via [email protected]

12. Bewaartermijn

12.1. BH&BC Breda bewaart bezoekgegevens en Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening, tenzij BH&BC Breda op grond van wettelijke bepalingen verplicht is Persoonsgegevens langer te bewaren. Dit houdt het volgende in:

a)  De bewaartermijn van Persoonsgegevens bedraagt twee jaar geteld gerekend vanaf einde lidmaatschap;

b)  De bewaartermijn van gegevens waarvoor een fiscale bewaarplicht bestaat bedraagt zeven jaar;

c)  Indien gegevens t.b.v. statistische, wetenschappelijke of historische doeleinden langere tijd noodzakelijk zijn, kan de bewaartermijn worden opgeschort. Hierbij dienen gegevens eventueel geanonimiseerd te worden.

12.2. Ten behoeve van lustra en andere activiteiten waarbij er een intentie bestaat om oud-leden te benaderen, heeft BH&BC Breda graag de mogelijkheid om geldende bewaartermijnen op te schorten. Bij beëindiging van het lidmaatschap zal dan ook worden gevraagd om akkoord te geven op het aanhouden van door Gebruiker aangeleverde Persoonsgegevens.

BH&BC Breda heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de Persoonsgegevens van Gebruikers te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder: 
 

a) opslag van die gegevens in een beveiligde database met versleutelde wachtwoorden en beveiligde back-ups, en  

b)  toegang tot de eigen gegevens via een persoonlijk door wachtwoord beveiligd account. Ondanks dat BH&BC Breda alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van Persoonsgegevens via het internet risico’s verbonden, die inherent zijn aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer.

14. Wijzigingen

14.1. De Privacyverklaring zal worden opgenomen in het Huishoudelijk Reglement. Deze toevoeging zal worden bekrachtigd tijdens de eerstvolgende Algemene Leden Vergadering in 2018. Toekomstige wijzigingen op deze Privacyverklaring dienen door de Algemene Leden Vergadering te worden goedgekeurd.

14.2. BH&BC Breda behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Daarom worden Gebruikers aangeraden deze Privacyverklaring regelmatig te controleren. Gebruik van de Website en/of de App houdt in dat Gebruikers akkoord gaan met de gewijzigde Privacyverklaring van BH&BC Breda.

In geval van vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring, kan contact worden opgenomen met BH&BC Breda via [email protected]